Guide de l'Administrateur

Bienvenue dans l'espace d'administration. Ce guide vous explique comment configurer votre établissement, gérer les utilisateurs et superviser les opérations académiques.

Responsabilités importantes

En tant qu'administrateur, vos actions affectent l'ensemble de l'établissement. Vérifiez toujours deux fois avant de valider les modifications importantes.

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Navigation rapide

Section	Accès	Utilité
Utilisateurs	Administration	Créer et gérer les comptes
Établissement	Configuration	Paramètres généraux
Années scolaires	Administration	Gérer les calendriers
Classes	Pédagogie	Créer les classes
Rapports	Analytics	Statistiques et données

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Gestion des Utilisateurs

Créer un compte utilisateur

Vérification d'identité

Assurez-vous que toutes les informations sont correctes avant de créer un compte.

Procédure :

1. Allez dans Utilisateurs > Nouvel utilisateur
2. Sélectionnez le type de compte :
3. Élève
4. Enseignant
5. Parent
6. Administrateur
7. Assistant social
8. Remplissez les informations requises :
9. Nom et prénom
10. Email
11. Date de naissance (si applicable)
12. Définissez les droits d'accès
13. Générez un mot de passe temporaire
14. Envoyez les informations de connexion

Différents types de comptes

Type	Accès	Permissions
Élève	Leur espace	Notes, absences, signalements
Enseignant	Leurs classes	Saisie notes/absences
Parent	Suivi enfant	Consultation notes/absences
Admin	Toute la plateforme	Configuration complète
Assistant social	Signalements	Gestion cas sociaux

Modifier les droits d'accès

1. Allez dans Utilisateurs
2. Recherchez et cliquez sur l'utilisateur
3. Sélectionnez Droits d'accès
4. Modifiez les permissions selon les besoins
5. Enregistrez les modifications

Communication

L'utilisateur est notifié des changements de droits d'accès.

Désactiver ou supprimer un compte

1. Allez dans Utilisateurs
2. Sélectionnez l'utilisateur
3. Cliquez sur Désactiver ou Supprimer
4. Confirmez l'action

Attention

La suppression est irréversible. La désactivation est recommandée pour l'archivage.

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Configuration de l'Établissement

Informations générales

1. Allez dans Administration > Établissement
2. Remplissez les informations :
3. Nom officiel
4. Adresse complète
5. Téléphone et email de contact
6. Logo et couleurs de branding
7. Définissez les paramètres :
8. Fuseau horaire
9. Langue
10. Format de notation (sur 20, 100, A-F, etc.)
11. Cliquez sur Enregistrer

Coordonnées de contact

Champ	Exemple	Importance
Adresse	Rue et numéro	Essentielle
Téléphone	Numéro principal	Importante
Email	contact@ecole.fr	Essentielle
Site web	www.ecole.fr	Recommandée

Paramètres de sécurité

1. Allez dans Sécurité
2. Définissez les exigences de mot de passe :
3. Longueur minimale
4. Caractères requis
5. Expiration
6. Activez l'authentification multi-facteurs si disponible
7. Validez

Sécurité renforcée

Imposez des mots de passe forts pour protéger les données sensibles.

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Gestion des Années Scolaires

Créer une année scolaire

1. Allez dans Administration > Années scolaires
2. Cliquez sur Nouvelle année scolaire
3. Remplissez les informations :
4. Année (ex: 2025-2026)
5. Date de début et fin
6. Périodes (trimestres/semestres)
7. Validez la création

Configurer les périodes

Pour chaque année scolaire, créez les périodes de notation :

Période	Dates	Coefficient
Trimestre 1	Sept-Nov	1
Trimestre 2	Déc-Mars	1
Trimestre 3	Avril-Juin	1

1. Allez dans Périodes pour l'année
2. Cliquez sur Ajouter une période
3. Remplissez les dates et paramètres
4. Validez

Gérer les vacances scolaires

1. Allez dans Administration > Calendrier
2. Cliquez sur Ajouter une période de vacances
3. Définissez :
4. Nom (ex: Noël, Pâques)
5. Dates début et fin
6. Validez

Impact

Les dates de vacances affectent le calcul des moyennes et présences.

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Gestion des Classes

Créer une classe

Avant de créer

Assurez-vous que l'année scolaire et les enseignants existent.

Procédure :

1. Allez dans Pédagogie > Classes
2. Cliquez sur Nouvelle classe
3. Remplissez les informations :
4. Nom (ex: 3e A)
5. Niveau scolaire
6. Nombre d'élèves estimé
7. Affectez les enseignants
8. Affectez les élèves
9. Validez la création

Informations de classe

Champ	Description
Nom	Identifiant unique (3e A)
Niveau	Classe/cycle scolaire
Professeur principal	Enseignant responsable
Effectif	Nombre d'élèves
Salle	Localisation

Gérer les groupes

Pour les matières optionnelles ou groupes de travail :

1. Allez dans Pédagogie > Groupes
2. Cliquez sur Nouveau groupe
3. Définissez :
4. Nom du groupe
5. Matière (ex: Espagnol LV2)
6. Élèves participants
7. Horaires
8. Validez

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Rapports et Statistiques

Générer des rapports

1. Allez dans Rapports
2. Sélectionnez le type de rapport :
3. Effectifs
4. Moyennes de classes
5. Absences
6. Progression académique
7. Sélectionnez la période
8. Générez en PDF ou Excel

Tableaux de bord

Le tableau de bord affiche les indicateurs clés :

• Nombre total d'élèves
• Nombre de comptes actifs
• Taux de connexion (derniers jours)
• Alertes système

Exporter les données

Pour l'archivage ou l'analyse :

1. Allez dans Données > Export
2. Sélectionnez les catégories à exporter
3. Choisissez le format (Excel, CSV)
4. Téléchargez le fichier

Sensibilité des données

Les exports contiennent des données personnelles. Stockez-les en sécurité.

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Intégrations et Synchronisations

Intégration avec les systèmes externes

1. Allez dans Administration > Intégrations
2. Connectez vos services :
3. Système d'information scolaire (SIS)
4. Logiciel de paie
5. Services email
6. Configurez la synchronisation
7. Testez la connexion

Documentation

Consultez la documentation de chaque service pour l'intégration.

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Maintenance et Support

Sauvegardes régulières

Criticité élevée

Les sauvegardes sont essentielles pour la continuité de service.

• Sauvegardes automatiques : quotidiennes
• Sauvegardes manuelles : sur demande
• Conservation : minimum 6 mois

Monitoring de la plateforme

1. Allez dans Système > Monitoring
2. Consultez les métriques :
3. Utilisation serveur
4. Performance
5. Transactions
6. Réglez les alertes pour les seuils critiques

Logs et audits

1. Allez dans Administration > Logs
2. Recherchez des activités spécifiques
3. Consultez les actions administrateur
4. Générez des rapports d'audit si nécessaire

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Bonnes pratiques

Gestion d'un établissement

• Vérifiez les données régulièrement
• Formez les utilisateurs aux nouveautés
• Effectuez des sauvegardes régulières
• Consultez les logs pour tout problème
• Communiquez les changements à l'équipe

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Troubleshooting

Problème de connexion d'un utilisateur

1. Vérifiez que le compte est actif
2. Vérifiez les droits d'accès
3. Proposez une réinitialisation de mot de passe
4. Contactez le support si le problème persiste

Données manquantes ou incorrectes

1. Consultez les logs pour l'activité suspecte
2. Vérifiez les sauvegardes précédentes
3. Contactez le support technique

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Besoin d'aide ?

Pour toute question ou problème :

• Consultez la FAQ
• Contactez le support technique
• Consultez la documentation technique complète

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Dernière mise à jour : Novembre 2025